Le Paris Alfresco Day s’est tenu ce jeudi 18 octobre 2012. Cet évènement a réuni clients et partenaires d’Alfresco autour des principaux intervenants Alfresco. Au total, environ 350 personnes étaient présentes. Bien sûr, Smile, en tant que partenaire Gold d’Alfresco, disposait d’un stand. Dans ce billet, nous nous efforcerons de résumer les points marquants de cet évènement.
La vision de John Powell
L’auditoire du Paris Alfresco Day a eu le plaisir de débuter la session par la vision même de John Powell (CEO et co-fondateur d’Alfresco). Non seulement sa vision du futur mais également celle du passé.
En effet, il nous a rappelé que l’aventure Alfresco a commencé en 2005 avec John Newton (CTO et co-fondateur d’Alfresco) – cf. le magazine « InformationWeek du 11 juillet 2005 » – et son idée de révolutionner l’ECM en bâtissant un produit sur des bases Open Source et standards afin de simplifier la mise en place et l’utilisation de la GED. Cette idée révolutionnaire de flexibilité technique est toujours d’actualité aujourd’hui : on peut interfacer Alfresco avec n’importe quelle technologie afin d’y ajouter ou d’en retirer du contenu.
Depuis, Alfresco s’est répandu dans 2700 entreprises, a traité 3,3 milliards de fichiers, gérés par 6,6 millions d’utilisateurs. Tout ceci grâce aux quelques 300 partenaires d’Alfresco.
Mais la vision du futur d’Alfresco est bien celle du contenu connecté dans le Cloud (« Cloud Connected Content »). En effet, la notion de consommation des documents est à présent primordiale au sein des entreprises, que cette consommation se réalise sur un PC fixe, un portable ou encore une tablette ou un smartphone. L’utilisateur souhaite disposer de documents d’entreprise vitaux à tout moment. Alfresco réunit ce besoin utilisateur et la nécessité de maîtrise des documents hors du Firewall de l’entreprise (fuites, droits accès, …). Ceci, tout en conservant les éléments à haute valeur ajoutée que sont les métadonnées, les règles de contenu ainsi que les procédures d’entreprise lancées sur ces-dits documents.
Cette vision du futur a un nom : « Alfresco One ». « One » pour l’unification des accès au sein de l’entreprise, dans le cloud ou les deux.
John Powell a conclu sa présentation sur un slogan cher à Alfresco : « Do great work » et à notre sens, Alfresco montre la voie.
Le choix d’Alfresco
La session s’est poursuivie par une description de Denis Dorval (VP EMEA & APAC) concernant les raisons du choix d’Alfresco.
Il a commencé par situer le panel des clients Alfresco Européens : 25% de grands comptes, 20% de collectivités locales et 10% d’entreprises de plus de 500 employés.
Son retour d’expérience montre que le choix initial d’Alfresco provient soit d’une urgence à laquelle la facilité d’installation d’Alfresco répond tout à fait, soit d’une frustration liée aux autres produits du marché.
L’usage typique initial (durant les 2 premières années d’utilisation) d’Alfresco consiste en une gestion de 5000 à 200000 documents par 50 à 200 utilisateurs. Ensuite, l’utilisation continue de croître, tant en termes de documents que d’utilisateurs, jusqu’à de gros volumes de documents et de nombreux utilisateurs (la plus grosse référence étant de 100 millions de documents répertoriés pour 1000 utilisateurs – des benchmarks ont poussé le système au traitement de 300 millions de documents avec une utilisation encore très correcte).
L’utilisation massive de SharePoint comme solution par défaut – « on a SharePoint » et non pas « on a choisi SharePoint », alors même que la vision d’Alfresco est bien d’aller avec SharePoint et non de remplacer SharePoint – ainsi que la consolidation du marché ont pour conséquence directe une stagnation de l’innovation chez les leaders du marché de l’ECM (que sont IBM – Filenet – et EMC – Documentum – par exemple). Cependant, Alfresco a sa place dans le quadrant des « visionnaires » du fameux « Magic Quadrant for Entreprise Content Management » de Gartner depuis 2011 et selon les prédictions de Denis Dorval, il ne devrait pas y avoir beaucoup de concurrents dans ce quadrant dans les conclusions de leur prochaine analyse. En effet, en plus de la grande innovation qu’apporte le « Cloud Connected Content » d’Alfresco, un ensemble d’ajustements mettront en avant la « serviceability » : au niveau de l’installation/configuration, de l’administration et du monitoring. La cible étant à termes que ces actions passent dans le domaine de l’ « enfantin ».
Alfresco 4.1
En guise de présentation de la version 4.1 d’Alfresco, l’équipe des « Software Engineers » nous a concocté un cas d’usage qui résume les nouvelles possibilités du « Cloud Connected Content ». Nous proposons d’en extraire les grandes lignes, sans forcément présenter l’ensemble des possibilités offertes (l’idée étant simplement de mettre en avant la nouvelle fonctionnalité de synchronisation avec le cloud).
Une entreprise dispose d’Alfresco Enterprise (ie. à l’intérieur du Firewall). Elle souhaite échanger un document avec le monde extérieur. Un utilisateur de l’Alfresco Enterprise, nommons le Mickaël, qui dispose d’un compte sur le cloud demande la synchronisation de toute une arborescence. Quelques secondes plus tard, un utilisateur nomade disposant d’un compte sur le cloud et des droits d’accès idoines, nommons le Romain, accède au cloud depuis sa tablette. Il peut visualiser l’ensemble de l’arborescence synchronisée par Mickaël. Il peut également y ajouter un contenu, par exemple une photo. Quelques secondes après son ajout de la photo par Romain, Mickaël peut la voir au sein de l’Alfresco Enterprise. Il peut visualiser non seulement la photo, mais aussi l’ensemble de ses méta-données (comme par exemple la localisation exacte du lieu de prise de la photo). Mickaël considère que les informations échangées sont suffisantes et ne souhaite plus que Romain accède à l’arborescence précédemment partagée. Il désynchronise tout simplement l’arborescence. Dès lors, Romain ne peut plus y accéder.
Avec ce cas simple, nous entrevoyons toutes les possibilités de ce qui a été nommé l’ « Alfresco Hybride » au sein de la solution « Alfresco One ».
Il a été rappelé que la synchronisation vers ou en provenance du « Cloud » ne fonctionne qu’avec un Alfresco en version Enterprise et en utilisant des adresses mails d’entreprise lors de la création des comptes du cloud.
Nous reviendrons sur les différents aspects techniques de cette nouvelle version dans un futur billet.
Conclusion
Alfresco reste un acteur majeur et innovant de l’ECM. L’équipe Alfresco étoffe les fonctionnalités de leur outil par le biais du Cloud, ce qui est tout à fait dans l’ère du temps. La consommation des documents d’entreprise devra, pour sûr, être possible depuis n’importe où et n’importe quand. Ce type de consommation se fait peut-être déjà, mais en utilisant des méthodes que les DSI ne peuvent que déplorer… Alfresco, avec sa solution hybride, permet de réunir le meilleur des deux mondes : celui des utilisateurs et celui des responsables SI.
L’ensemble des documents présentés lors du Paris Alfresco Day est disponible ici : http://www.alfresco.com/fr/evenements/paris-alfresco-day-2012
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