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Les 5 forces de la suite Palo

Pourquoi Palo est l'arme ultime des contrôleurs de gestion contre le chaos du processus budgétaire.

1. Pourquoi il ne faut pas utiliser (uniquement) Excel pour son budget

Dans le cadre d'un processus de planification budgétaire impliquant plus d'une entité (grands groupes par exemple), la pratique courante est de créer et d'envoyer par e-mail un classeur Excel préformaté où seront entrées les données ; une fois complété, ce classeur est renvoyé par e-mail en pièce jointe, puis sauvegardé sur un serveur local afin d'exploiter les données qu'il contient. Ouf !

En fait, ce mode de fonctionnement est dépassé et n'offre aucune flexibilité :

  • Des erreurs découvertes après l'envoi du classeur - relativement fréquentes du fait de la complexité croissante des modèles - nécessitent de renvoyer le document, au détriment des utilisateurs qui ont déjà commencé à saisir leurs données (qui vont devoir les ressaisir dans le nouveau classeur).
  • L'intégrité et la cohérence des données ne peuvent qu'être contrôlées a posteriori et non au moment de leur saisie, ce qui nécessite de vérifier presque une à une toutes les données saisies. Exemple : saisie d'une valeur négative pour des ventes, ou d'une valeur aberrante nécessitant un contrôle de sa plausibilité, etc.
  • La consolidation des données ne peut se faire que manuellement, au pire avec les fonctionnalités natives de liaisons d'Excel, au mieux avec des macros spécifiques en VBA. A cela il faut aussi ajouter le besoin de conversion des données dans le cas d'un environnement multi-devises. Et bien souvent, tous ces efforts sont réduits à néant car un ou plusieurs fichiers « source » ont été altérés par les utilisateurs ! (colonnes ou lignes insérées, feuilles renommées, etc.).
  • L' approche bottom-up / top-down et la révision du budget est lourd et complexe à mettre en place : la diffusion à chaque entité des différents ajustements et objectifs est coûteux en termes d'administration et de vérification des données. Le risque encouru est également d'avoir un différentiel entre les données situées en central et les données des entités, lorsque des objectifs n'ont pas été correctement communiqués, etc.
  • Procéder à des simulations et projections peut se révéler lourd si on utilise les seules fonctions d'Excel.
  • Last but not least, difficile d'effectuer des comparaisons d'une année sur l'autre lorsque les données sont stockées dans de multiples fichiers Excel hétérogènes, souvent profondément « enterrés » dans un serveur de fichiers.

2. Pourquoi il faut choisir Excel ET la suite Palo pour son budget

La suite Palo est une solution d'informatique décisionnelle développée par la société allemande Jedox. Cette suite se compose d'un serveur OLAP (On-line Analytical Processing), d'un add-in Excel, ainsi que d'une version web. Le serveur OLAP permet de créer des dimensions (qui permettent de stocker les méta-données, c'est-à-dire les informations qui critérisent les données) et des cubes (qui contiennent les données)
Le petit tour d'horizon ci-dessous présente le top 5 des forces principales de Palo qui seront utiles à tout contrôleur de gestion ou directeur financier souhaitant radicalement optimiser son processus d'élaboration budgétaire.

Première force : intégration totale dans Microsoft Excel

Les contrôleurs de gestion qui ont acquis une véritable maitrise de Excel, outil de productivité personnelle par excellence, ne seront pas perdus et se familiariseront rapidement avec l'outil : la restitution des données se fait effectivement à la cellule, au moyen d'une fonction tableur spécifique.



Deuxième force : centralisation des données

Les données ne sont plus stockées en local sur le poste de l'utilisateur, ni même sur un serveur de fichier, mais dans une base de données centrale, permettant de s'affranchir de multiples contraintes :

  • Comme les données sont stockées directement en base, une ou plusieurs erreurs dans le classeur Excel n'aura plus qu'un impact limité sur les utilisateurs : plus besoin de renvoyer un fichier par e-mail à de nombreuses personnes, et les utilisateurs qui ont commencé à saisir des données n'en seront plus pour leurs frais. Palo permet enfin de découpler l'interface de saisie des données de l'interface de stockage des données.
  • Comme les données sont saisies directement en base, leur consolidation et leur conversion est réalisée directement sans opération manuelle.
  • L' historisation des données s'en trouve grandement facilitée : la base étant réutilisée chaque année, il est bien plus aisé de retrouver les données des années précédentes pour pouvoir effectuer des comparaisons.

Troisième force : flexibilité

Palo est un outil modulable et entièrement paramétrable. L'outil s'adapte à la plupart des besoins standard d'un processus d'élaboration budgétaire.

  • La possibilité d'utiliser un nombre élevé de dimensions différentes apporte une immense flexibilité. Exemple : une dimension spécifique permettra de stocker les différentes versions du budget bottom-up (prenant en compte différents paramètres plus ou moins optimistes) ou les ajustements top-down.

  • La simplicité d'ajout d'une valeur dans une dimension permet en un temps record de répondre aux demandes du management. Exemple: le management demande l'ajout d'un indicateur devant être saisi d'urgence par les entités concernées. La modification est alors immédiatement accessible à tous les utilisateurs de l'application qui vont pouvoir saisir leurs données.

  • Le moteur de règles de calcul permet également de paramétrer des règles de calcul complexes, incluant un large panel de fonctions statistiques et mathématiques.

Quatrième force : capacité de simulation

Un budget est avant tout un exercice de prévision sur plusieurs années. Comme les contrôleurs de gestion ne sont pas Mme Soleil, il leur faut pouvoir faire varier différentes hypothèses plus ou moins optimistes et analyser le résultat. Palo intègre ces fonctionnalités.

  • Les fonctionnalités natives de « splashing » intégrées à Palo permettent de saisir des données à tous les niveaux d'une hiérarchie. Ainsi, si je souhaite saisir une prévision de ventes mais que je ne connais pas la ventilation de ces ventes par produit, il me sera possible de ne saisir que le montant global. Le moteur de splashing de Palo ventilera alors ce montant sur les différents produits, selon une règle préalablement choisie (ventilation à part égale, selon la répartition des exercices antérieurs...)
  • La puissance de l'outil d'administration de la base Palo va pousser cet aspect simulation à son paroxysme. Grâce aux hiérarchies parallèles, il va être effectivement possible de gérer différentes version d'une même hiérarchie. Exemple dans le cas d'entités : entrées et sorties de périmètre, consolidations partielles, et même leur pourcentage de consolidation.

 

 



Cinquième force : sécurité

L'accès aux données est facilement paramétrable et permet de restreindre les accès en lecture et en écriture aux différents utilisateurs. Par exemple, les utilisateurs de la filiale allemande ne pourront voir et modifier que les données appartenant à l'Allemagne. Les contrôleurs régionaux auront quant à eux accès aux données de leurs filiales, mais pas davantage, etc.

Les utilisateurs de la version premium pourront également utiliser le SupervisionServer, qui est l'observateur d'événements de la suite Palo : ce composant permet de surveiller les événements qui se produisent au sein de la base, comme la modification d'une cellule d'un cube.

Par exemple, il sera possible de surveiller la saisie et d'effectuer un contrôle a priori de la donnée entrée. C'est également cette fonctionnalité qui permettra de paramétrer un workflow de validation des données.

En conclusion, Palo semble être l'outil idéal pour initier un processus d'élaboration budgétaire beaucoup plus sécurisé qu'un processus qui n'utiliserait qu'Excel. Toutefois, la simplicité d'élaboration d'une application dans Palo ne doit pas faire oublier que la complexité se retrouve dans le modèle utilisé.

Pierre L.
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