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[22/05/2017] Des Smiliens récompensés lors du Hackathon Carrefour !

Notre équipe, composée en partie de Smiliens, a remporté le Prix du Code et celui de l'Incubation lors du Hackathon Carrefour, organisé ce week-end à Paris !

[18/05/2017] OpenShift, le nouveau livre blanc Smile !

Smile publie aujourd'hui un livre blanc dédié à OpenShift, le PaaS open source orienté DevOps. A télécharger dès maintenant !

[15/05/2017] Smile décroche le label HappyAtWork 2017 !

Pour la 2ème année consécutive, Smile obtient le label HappyAtWork for Starters qui récompense les entreprises où il fait bon débuter sa carrière !

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Module de Records Management RM 2.1 pour Alfresco 4.2

La première version du module de Records Management était centrée sur la norme américaine DOD5015, assez rigide dans sa mise en œuvre, et finalement éloignée des principes même du records management. Avec sa nouvelle version, Alfresco 4.2 offre une réelle solution de records management, compatible avec les pratiques préconisées par la norme ISO 15489 et les recommandations Moreq. Nous mettons en avant dans ce billet les principales améliorations

Fluidité et transparence du cycle de vie de l’archive

Dans la version 1, le document devait obligatoirement être déplacé vers le site dédié à l’archivage des documents une fois leur usage courant terminé, ce qui induisait une rupture de l’environnement de travail de l’utilisateur et une confrontation aux contraintes archivistiques.

Désormais, un document placé dans l’entrepôt ou un site collaboratif peut être déclaré ou reconnu comme étant un record d’après une métadonnée ou un évènement. Une copie du document est alors transférée dans l’espace dédié à l’archivage, où il sera sécurisé.

A l’inverse, un document placé directement dans le site de Records management pourra apparaitre en consultation dans l’espace de travail de l’utilisateur.

Le tout grâce à la puissance du moteur de règles.

 

Plan de classement extensible et dynamique

Première amélioration, le plan de classement n’est plus limité à 4 niveaux (série, catégorie, dossier, documents)

Seconde amélioration notable, vous pouvez définir les règles d’organisation de l’archivage, de manière à créer automatiquement des dossiers. Par exemple, que les factures soient classées lors de l’archivage par année puis par fournisseur.

 

Et toujours …

-          Gestion des archives électronique ou physique

-          Définition de métadonnées personnalisées et rôles

-          Recherches avancées

-          Conversion de document en pdf/A

-          Gestion de la politique de rétention pour gérer le cycle de vie de l’archive

-          Stockage réparti

-          Exportation vers un système d’archivage (SAE) externe

-          Traçabilité des actions (audit)

-          Interfaçage avec des services tiers d’horodatage, signature électronique, coffre-fort électronique

En conclusion, Alfresco propose désormais une solution qui répond aux contraintes archivistiques des organismes du secteur public comme privé, sans perturber le travail et la navigation de l’utilisateur parmi les documents dont il a besoin.

Hélène Zysman
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