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SIRH Open Source : Gérer efficacement ses entretiens annuels

Le SIRH joue un rôle majeur d’organisation et planification des campagnes d’entretiens, de diffusion et cohérence des contenus, enfin de contrôle, de validation des compte-rendus et d’archivage.
Ce billet de blog concerne la dématérialisation des process des entretiens basée sur les modules RH proposés par OpenERP en sa version 7.0

Aujourd'hui, l'entretien annuel n'est obligatoire que dans quatre hypothèses : le suivi annuel des personnes au forfait jour pour vérifier la charge de travail du salarié et le respect de sa vie personnelle - l’entretien d’orientation professionnelle après un congé maternité ou parental - l’entretien professionnel pour les entreprises du commerce, de l’industrie, des services et de l’artisanat et pour certaines branches professionnelles (Par exemple, la Syntec prévoit que ce rendez-vous soit pris au moins tous les deux ans pour définir le projet professionnel et les formations des salariés) - l’entretien de seconde partie de carrière dans les entreprises de plus de 49 salariés.

La mise en place d'un entretien annuel d’évaluation dépend donc généralement du pouvoir de direction de l’employeur, sauf conventions collectives ou accords collectifs. Il permet de formaliser les résultats du salarié pour l’année écoulée et de définir ses objectifs pour l’année suivante, en se référant à une évaluation objective donc non discriminatoire.

Face à cette multitude de rendez-vous, de périodicité, de contenus et d’interlocuteurs variés, le SIRH joue un rôle majeur d’organisation et planification des campagnes d’entretiens, de diffusion et cohérence des contenus, enfin de contrôle, de validation des compte-rendus et d’archivage.

Ce sera l’objet de ce billet de blog qui concernera la dématérialisation des process des entretiens basée sur les modules RH proposés par OpenERP en sa version 7.0 .

Notez que ce type de module ne trouve toute son efficacité que lorsqu’il repose sur une stratégie globale, cohérente de formalisation et de gestion des carrières et des compétences (GPEC), ce qui fera l’objet de futurs billets de blog.
La dématérialisation des entretiens dans OpenERP permet d’administrer la collecte des données, de les centraliser, les conserver et de faciliter leur exploitation au moins dans un premier niveau.

> Créer une campagne d’entretiens

Dans ce sens, le module d’évaluation permet de créer une campagne périodique d’entretiens assez large. On notera tout d’abord la possibilité de créer des campagnes d’entretiens par employé et les assigner aux managers que vous souhaitez :

Le module permet d’y assortir plusieurs types de workflow : d’abord un workflow formalisant un schéma de déroulement des entretiens incontournables.

Ensuite un workflow propre à l’entretien lui-même de sa création à la validation du rapport d’entretien.

 

> Créer un formulaire d’entretien

Le module RH d’OpenERP permet d’initialiser des formulaires d’entretiens “one shot” liés par exemple à la période d’essai, mais aussi d’initialiser et générer les entretiens récurrents (carrière, performance). Le générateur de formulaires permettrait d’adapter différents types de questions/réponses tels la liste des compétences associées à un poste :

…. des réponses à choix multiples, du numérique, des textes libres ou des tables comme ci-dessous :

Chaque entretien ou collaborateur peut être assigné à un manager spécifique, assorti d’une échéance donnée et en lien avec un agenda partagé si la messagerie est interfacée avec OpenERP :

Dés lors, vous pourrez émettre des notifications de suivi des entretiens à réaliser aux personnes concernées :

> Suivi des entretiens à réaliser

… ou bien simplement utiliser votre tableau de bord pour consulter la liste des tâches à réaliser :

La rubrique de “suivi d’activités” vous permet également d’accéder à un premier niveau de traitement des données recueillies par le biais des formulaires d’entretiens.

D’abord vous pourrez consulter l’avancement des réponses par type de sondages :

Vous pourrez également imprimer les statistiques des entretiens que vous aurez lancés ou filtrer par manager  :

> Bilan semestriel ou annuel

Vous pourrez éditer et imprimer au format pdf les différents supports d’entretiens réalisés pour un même salarié afin de constituer un dossier de campagne annuelle ou imprimer l’ensemble des entretiens réalisés sur une même thématique.

> Conclusion

Le module permet de réaliser un recueil de données assez fluide avec une grande souplesse de forme et des possibilités de workflow. Il permet notamment de piloter des campagnes d’entretiens annuels en contrôlant les niveaux d’avancement et de partager les comptes-rendus.

L’exploitation plus poussée des données notamment en termes de statistiques RH devra être envisagée par une extraction des données, ou par la réalisation de vues dédiées dans OpenERP.

Enfin, l’exploitation des résultats obtenus par les formulaires d’évaluation et consolidés permettrait de soutenir la politique salariale, notamment la définition des annexes annuelles collectives à l’attribution de la prime sur objectifs ou l’attribution des augmentations salariales en fonction des résultats obtenus dans les évaluations, de manière globale et cohérente.

Lise Bohrer
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