Si le concept de Records management n’est pas nouveau, sa mise en œuvre au sein des organismes publics ou privés est encore rare.
Pourtant, il est intéressant de penser son records management, en particulier lorsque l’on dispose d’une GED ou que l’on souhaite en mettre une en place
Que cache cet anglicisme ?
Ce terme est issu du milieu archivistique anglo-saxon
Le terme « Records » n’est à traduire ni par « Enregistrements» ni par « Documents » (car cela inclut les drafts ou documents non finalisés, des documents de travail ou des documents qui n’ont pas vocation à être conservés).
Un « Record » est un document validé et figé, destiné à être conservé pour sa dimension de preuve et d’utilité dans le cadre de la conduite des activités d’un organisme.
Le « records management » vise à rationaliser la production, le tri, la conservation et l’utilisation des documents d’archives, qu’ils soient sur support papier comme électronique, dans un souci de traçabilité, intégrité, sécurité et pérennité des informations
Il existe différentes natures d’archives en relation avec les contraintes auxquelles est confronté tout organisme :
- la loi (archives légales ou auditables)
- le risque de contentieux (archives à valeur probante)
- le risque de sinistres (archives vitales nécessaires pour redémarrer l’activité)
- la conduite de l’action et de la stratégie (archives internes)
- la nécessité de conserver une mémoire (archives historiques)
Qu’est-ce que le cycle de vie d’un document ?
Un document, une fois finalisé, peut passer par plusieurs étapes de vie :
couramment utilisé : on parle d’archive courante ou de document vivant
utile occasionnellement, voire nécessaire en cas de litige pendant une certaine durée, appelée Durée d’utilité administrative (DUA). On parle d’archive intermédiaire ou parfois de « document archivé ». Le démarrage de la DUA peut varier selon les documents (date de création, d’archivage, etc)
à conserver indéfiniment : A l’issue de leur DUA, une partie des documents pourra être détruite. Le reste constituera les archives définitives pour la valeur historique ou patrimoniale des documents.
Dans la majorité des cas, les documents ne sont pas isolés. Ils sont traités dans le cadre d’un dossier (un dossier de marché, de subvention, du personnel, projet, factures de l’année, etc). Un dossier doit être clôturé pour être archivé. Il devient alors une archive intermédiaire.
Intérêt du Records management
Alors que les pratiques archivistiques, notamment européennes, concernent les archives intermédiaires et définitives (à l’image des fameuses boites que l’on fait en fin d’année ou quand on n’a plus de place, pour les stocker en salle d’archives …), le records management s’attache à gérer les archives courantes et intermédiaires.
Les bénéfices sont doubles :
- Faciliter la gestion du cycle de vie du document en l’anticipant dès la création du document
- Etre au plus près de la source pour disposer des informations sur le document et sur son contexte de création et d’utilisation
Ces bénéfices sont d’autant plus réels et faciles à obtenir si la démarche de records management est implantée dans l’outil que les utilisateurs utilisent au quotidien pour leur gestion.
Contexte normatif et outils préconisés
La norme internationale ISO 15 489 présente un ensemble de directives pour définir une politique de records management et gérer les documents papier comme électroniques. Cette norme étant assez théorique, des standards ont été créés pour faciliter sa mise en application. Nous pouvons en citer deux :
- DoD 5015.2 : standard du ministère américain de la défense
- Moreq2 : recommandation de l’Union européenne
En résumé, il est préconisé de disposer des outils suivants :
Un référentiel des activités
Il liste les activités dans le cadre desquelles les documents sont produits ou reçus (par exemple ressources humaines, comptabilité, production, R&D, etc) ou processus (recrutement, achat, …)
Un référentiel de conservation
Il liste des types de dossiers et documents gérés, avec pour chacun leur durée de conservation et leur sort final (destruction ou conservation)
Un ensemble de métadonnées
Ce sont des informations placées dans le document ou à côté du document, pour l'identifier et connaître son contexte. On peut citer par exemple la date, l'auteur, le service
Un ensemble de règles de gestion
Elles permettront par exemple de gérer le cycle de vie des documents
GED et records Management
Lors du référencement ou du versement d’un document dans la GED, il suffirait que l’utilisateur ou un traitement automatique :
- le rattache à un dossier
- le lie à une activité (ex : Activité Informatique \ Passation de marché)
- qualifie le type du document (ex : Cahier des charges)
- renseigne les éléments de description du contexte et du contenu du document
- indique sa location si le document n’existe que sous une forme papier
Le système saurait alors, grâce au référentiel de conservation, combien de temps un document ou un dossier doit être conservé. Par exemple, un document identifié comme facture doit être conservé 10 ans minimum. Les éléments à épurer sont automatiquement identifiables
La nature de l’archive aux différentes étapes du cycle de vie pourra également avoir des impacts, notamment sur l’ optimisation du stockage. Pour des raisons économiques comme de confort, il est préférable des stocker sur des disques à accès rapides les documents couramment utilisés. Alors que l’on pourra choisir de conserver des documents rarement consultés sur des supports plus lents, mais moins onéreux. Ou encore s’assurer que les archives vitales bénéficient des meilleures conditions de conservation.
Il n’est pas de la vocation d’une GED de conserver des documents sur de longues périodes (10 ans, 30 ans, voire 50 ou 90 ans). Par contre, la GED peut les transmettre à un Système d’archivage électronique ( SAE). L’idéal est que ces deux applications partagent les mêmes référentiels d’activité, de conservation, etc. pour ne pas avoir à requalifier les documents lors du passage d’un système dans l’autre, ou pour que d’éventuelles modifications des règles de conservation soient répercutées sur les deux systèmes.
Réussir son projet
Les projets d’informatique de gestion sont avant tout des projets d’organisation. La solution technique est une des clés de la réussite, mais nous vous invitons à porter une attention particulière à la gestion du projet qui va impacter l’organisation sur une échelle de temps spécialement longue pour un projet informatique. Ainsi qu’à l’ accompagnement au changement qui doit impliquer au plus tôt les utilisateurs, par de la communication, des recueils d’information, la formation et le suivi de leurs retours sur l’usage de l’outil.
Dans le cadre du Records management, il faut aussi s’attacher à avoir une bonne connaissance de l’activité de l’entreprise et de son mode de fonctionnement, ainsi que de la réglementation à laquelle vous êtes soumis.
Ces éléments permettent de définir sa politique de records management (quels dossiers / documents conserver, pour quelle durée, dans quelles conditions, les restrictions d’accès, les critères d’audit, etc). On établit des règles générales, puis si nécessaire des exceptions.
On peut alors, et seulement alors, étudier comment mettre en œuvre sa politique de records management à l’aide de la solution technique.
Reste à voir comment les solutions techniques se conforment à ces standards, et à vos besoins
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