Actualités

[08/09/2017] Breaking news ! Smile décroche le label Happy Trainees 2018

Après le label HappyAtWork, Smile s’offre celui décerné par ses stagiaires et alternants !

[21/07/2017] Smile lance les premiers vélos solaires connectés à l’occasion du Sun Trip Tour 2017

Smile, leader des solutions IoT et open source, confirme sa solide expertise sur le marché de l’embarqué en participant activement à la course de vélos solaires du Sun Trip Tour.

[03/07/2017] Smile remporte le Drupagora d'Or 2017 du meilleur site e-commerce

Le vendredi 30 juin, la 3ème édition des Drupagora d'Or s'est déroulée à Paris.

Toutes les actualités picto
       

Vous avez besoin de mettre à jour votre Lecteur Flash Flash 7

Guillemet ouvrant l'actualité des solutions
et des technologies open source Guillemet fermant
picto

Connecteur GED – VITAM : maîtrisez le cycle de vie de vos documents de bout en bout !

En 2016, Smile a été retenu pour apporter son expertise des solutions Open Source dans le cadre du programme interministériel VITAM (Valeurs Immatérielles Transmises aux Archives pour Mémoire) et prendre part à la co-construction de la solution libre d’archivage électronique initiée par l’Etat.

Fort de notre expérience sur ce projet d’envergure et de l’expertise unique du pôle GED / Archivage, Smile a souhaité apporter à ses clients une transition toute logique entre GED et SAE (Solution d’Archivage Electronique), et a développé des connecteurs entre :

  • Les solutions de GED Alfresco et Nuxeo
  • Et la solution d’Archivage électronique VITAM

Grâce à ces connecteurs, il devient possible d’archiver simplement des documents depuis Alfresco ou Nuxeo vers VITAM.

En voici les principales caractéristiques techniques.

  • 1- Respect du standard SEDA 2.1 (compatible norme MEDONA) :

Tous les fichiers envoyés depuis Alfresco / Nuxeo le sont sous la forme d’un SIP (Submission Information Package) qui respecte le standard relatif aux données d’archives publiques. Le SIP est un fichier compressé comportant le bordereau de transfert au format XML et les objets numériques à archiver.

De façon schématique, un simple clic bouton depuis la GED permet de regrouper 1 ou plusieurs documents dans un fichier compressé et de générer automatiquement un fichier XML sur la base d’informations / métadonnées extraites depuis l’outil de GED. A noter que le fichier XML respecte les contraintes du standard SEDA (c’est du costaud) et un formalisme bien spécifique.

Bouton d’archivage VITAM dans Alfresco

Bouton d’archivage VITAM dans Nuxeo

Ce point est structurant considérant que la solution VITAM ne peut accepter en entrée que des objets respectant le standard en question. Sans respect de ce dernier, les objets sont rejetés par la solution.

 

  • 2- Export en masse :

Le connecteur mis en œuvre offre la possibilité d’envoyer un « paquet » de documents (avec les métadonnées associées évidemment). Cette fonctionnalité vient en réponse aux pratiques d’archivage « à la française » (où la tendance est d’attendre d’avoir un gros volume de documents à archiver pour réaliser l’opération) vs. les pratiques anglo-saxonnes dites de « Record Management » (dans laquelle l’archivage se fait au fil de l’eau). 

A ce titre, notre connecteur permet à travers un simple clic bouton d’envoyer dans VITAM un dossier ou sous-dossier comprenant plusieurs documents.

 

  • 3- Mise à jour des données dans Alfresco / Nuxeo :

Une fois l’opération d’injection du SIP dans Vitam réalisé depuis Alfresco / Nuxeo, il est nécessaire de pouvoir informer l’utilisateur à l’origine du transfert :

a/ si son opération s’est déroulée correctement… ou pas !
b/ lui donner les moyens de retrouver facilement les documents envoyés depuis la GED.

Afin de répondre à ces 2 points, les équipes Smile ont développé un flux retour (VITAM -> Alfresco / Nuxeo) qui renvoie une information  indiquant l’état unitaire des objets archivés ainsi qu’un numéro d’identification Vitam.
En conséquence, l’utilisateur peut visualiser, dans l’outil de GED, si le document est en cours d’archivage puis a bien été archivé ou non dans Vitam, auquel est associé un numéro. Ce dernier permet de retrouver facilement le document à travers les interfaces de Vitam via le moteur de recherche en cas de réussite ou la raison de l’échec de l’archivage du document.

Métadonnées du document dans Nuxeo - Identifiant VITAM

Métadonnées du document dans Alfresco - Identifiant VITAM

Fiche du document dans VITAM – Identifiant VITAM

 

  • 4- Interopérabilité avec l’écosystème documentaire :

Rendre ce connecteur le plus évolutif possible nous a semblé primordial dès le début de son développement. En effet, VITAM ayant vocation à être intégré dans un écosystème d’applications très large (Gestion, RH, ERP, etc.) il ne pouvait être restreint à pouvoir s’interfacer qu’aux seules applications de GED.

A ce titre, le connecteur a été conçu de sorte à pouvoir se connecter à d’autres applications métiers du SI (RH, gestion, paie, etc.).

Des adaptations seront nécessaires sur chaque nouvel applicatif pour la réalisation du ½ flux d’envoi des documents entre l’application et le générateur de SIP mais toute la logique de transformation des documents / métadonnées en fichier normalisé ainsi que l’envoi dans Vitam est réutilisable.

 

Ce projet a été rendu possible grâce au financement et à la participation de la Direction de L'innovation qui, au sein de Smile, a pour mission d'assister les équipes sur des sujets innovants et défricher les nouvelles technologies pour le compte des équipes et de nos clients.

Agnès Cunegatti
picto

Commentaires

Soyez la premiere personne à ajouter un commentaire sur cet article.
Ecrire un nouveau commentaire