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Le vendredi 30 juin, la 3ème édition des Drupagora d'Or s'est déroulée à Paris.

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Alfresco et son mode hybride : une manière simple et efficace de partager des documents avec l’extérieur

Vous avez besoin de partager et de collaborer autour de documents en interne bien sûr, mais aussi avec des partenaires, prestataires ou clients. Et naturellement avec vos collaborateurs en mobilité, sans qu’ils aient accès à votre réseau d’entreprise. Les fonctions de synchronisation d’Alfresco One répondent à ce besoin.

Pré-requis

Disposer d’une instance Alfresco sur votre infrastructure ou hébergée par Smile par exemple.

Une clé particulière sur votre instance, à demander au support Alfresco, dès lors que vous avez souscrit à l’offre Alfresco One.

 

Fonctionnement

Synchroniser des contenus

1) Vous enregistrez votre compte de connexion au cloud Alfresco. A défaut, il vous sera demandé lors de la première synchronisation.

2) Vous demandez à synchroniser un dossier ou un document dans votre Alfresco

3) Vous indiquez le site et dossier de destination et définissez vos options de synchronisation (synchronisation des sous-dossiers et verrouillage des documents synchronisés).

A noter que sur le Cloud, l’organisation de vos sites et bibliothèques de documents peut différer de celle mise en œuvre dans votre Alfresco. Et grâce à la gestion des membres et des permissions fines, vous maîtrisez parfaitement les accès aux contenus.

4) La synchronisation est effective. Si vous avez synchronisé un dossier, tout nouveau document déposé dans votre Alfresco sera synchronisé vers le Cloud. Et réciproquement, tout nouveau document déposé ou modification d’un document existant sur le Cloud sera copié dans votre instance. Des pictogrammes signalent les contenus faisant l’objet d’une synchronisation

 

Mise à jour de document

Un document mis à jour dans Alfresco est synchronisé vers le cloud sous forme de version mineure.

Un document mis à jour sur le cloud est synchronisé vers Alfresco sous forme de version mineure.

 

Workflow hybride

Un nouveau workflow proposé par Alfresco à partir de la version 4.2, il permet d’affecter une tâche à un utilisateur du cloud.

NB : Pour en disposer, indiquer « hybridworkflow.enabled=true » dans le fichier alfresco-global.properties.

1) Sélectionnez le workflow hybride

2) Renseignez les caractéristiques du workflow

Les spécificités du workflow hybrides sont :

a) Type de workflow : simple tâche ou validation

b) Destination et Acteur : choix du dossier de synchronisation et sélection d’un membre du site destinataire

c) Que faire du document lorsque la tâche est terminée

d) Verrouiller le document sur Alfresco

Clore une synchronisation

Une synchronisation peut être stoppée à tout moment, par l’action « Désynchronisation du Cloud ». Vous pouvez choisir de conserver ou supprimer votre dossier ou document du Cloud.

 

 

Conclusion

Ce mode de fonctionnement hybride est une valeur ajoutée unique d’Alfresco. Vos processus documentaires ne sont plus interrompus et les interactions avec vos correspondants extérieurs se font sans entrave, quasiment en temps réel.

>> Un webinar présente Alfresco et la synchronisation, n’hésitez pas à le visionner : https://www.alfresco.com/fr/evenements/webinars/hybrid-cloud

Hélène Zysman
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